Stel je voor: Je hebt gesolliciteerd. Na verloop van tijd krijg je die ene belangrijke e-mail. Je krijgt een uitnodiging voor een sollicitatiegesprek. Gefeliciteerd! Maar wat nu? Hoe moet je reageren op een reactie voor een sollicitatiegesprek? Wanneer je deze afspraak gaat bevestigen, doe je dat dan informeel of formeel? Hoe kan je jezelf hierin onderscheiden, maar toch professioneel overkomen? In deze blog leer je hoe je een afspraak kunt bevestigen per e-mail, met bijbehorende voorbeelden.
Inhoud van dit artikel
Reageren op een uitnodiging
Als je een uitnodiging voor een sollicitatiegesprek ontvangt, is het belangrijk om je best te laten zien. Het eerste contact toont je persoonlijkheid en communicatieve vaardigheden. Het is niet nodig om de uitnodiging te bevestigen, maar het wordt aanbevolen om deze te bevestigen.
Bevestig dat de afspraak een professional is. Zo maak je de juiste indruk en laat je zien dat je gepassioneerd bent. Dit is erg belangrijk omdat je maar één keer een eerste indruk kunt maken. Als de eerste indruk slecht is, is het moeilijk om dit beeld te veranderen. Daarnaast krijg je door te reageren op de interview uitnodiging ook een indruk van hoe de organisatie communiceert.
De opzet van een bevestiging voor een sollicitatiegesprek
Het gemiddelde antwoord op een reactie op een uitnodiging van een sollicitatiegesprek is ‘wat leuk, tot dan’. Dit is correct, maar hierdoor onderscheid je jezelf niet van de rest. Op deze manier zal je niet zo snel onthouden worden. Met een positieve, professionele en/of energieke reactie kan je jezelf wel onderscheiden. Dit, omdat je laat zien dat je de uitnodiging waardeert en er blij mee bent.
Er bestaat geen standaard voor het bedanken voor een sollicitatiegesprek. Echter is er wel een bepaalde structuur die terugkomt in de bevestiging voor een sollicitatiegesprek. In de bevestigingsmail bedank je de organisatie voor de sollicitatie, bevestig je de datum, tijd en locatie (optioneel) en sluit je netjes af.
Daarnaast kan je ook vragen naar zaken waarop je je kunt voorbereiden en of ze over voldoende informatie beschikken (optioneel). Op deze manier laat je zien dat je welwillend bent en bereid bent om te leren. In deze volgorde is het mogelijk om te reageren op een reactie van je sollicitatie.
Bevestigen uitnodiging eerste sollicitatiegesprek voorbeeld
Er zijn verschillende manieren om een sollicitatiegesprek te bevestigen. Bellen voor de bevestiging voor de uitnodiging van het sollicitatiegesprek heeft niet de voorkeur. Een afspraak bevestigen per mail wel. De contactpersoon kan op deze manier zelf bepalen wanneer ze deze mail leest.
Wanneer je telefonisch bent gebeld is het raadzaam om de afspraak nogmaals te bevestigen per mail. In de meeste gevallen ontvang je na het telefonisch gesprek een schriftelijke bevestiging. In deze uitnodiging kan je jouw aanwezigheid bevestigen. Krijg je deze niet? Dan kan je ook zelf een e-mail naar de contactpersoon sturen. Zie onderstaand voor een voorbeeld van een uitnodigingsmail voor een sollicitatiegesprek.
Geachte [naam contactpersoon],
Hartelijk dank voor de uitnodiging voor het sollicitatiegesprek / bedankt voor de uitnodiging.
Hierbij wil ik de afspraak op [datum] om [tijdstip] bevestigen.
Ik verheug mij erop om u in een persoonlijk gesprek te overtuigen van mijn vaardigheden voor de functie als [titel functie] en kijk uit naar het gesprek.
Met vriendelijke groet,
[Naam]Bevestigen uitnodiging tweede sollicitatiegesprek voorbeeld
Stel je hebt een uitnodiging gekregen voor het tweede sollicitatiegesprek. Hoe moet je hierop reageren? Ook hier geldt, er is geen bepaalde standaard om te reageren. De onderstaande uitnodiging om het tweede sollicitatiegesprek te bevestigen is alleen maar een voorbeeld.
Geachte [naam contactpersoon],
Hartelijk dank voor de uitnodiging voor het tweede sollicitatiegesprek / bedankt voor de uitnodiging.
Hierbij wil ik de afspraak op [datum] om [tijdstip] bevestigen.
Ik kijk uit naar ons tweede gesprek.
Met vriendelijke groet,
[Naam]Alle aandachtspunten bij het schrijven van een bevestigingsmail
Wanneer je een reactie geeft op de uitnodiging van het sollicitatiegesprek zijn er enkele aandachtspunten waar je rekening mee moet houden, zoals:
- Schrijf kort en bondig. De reactie voor de uitnodiging van het sollicitatiegesprek moet niet te lang zijn.
- Voorkom spellingsfouten. Ben je niet zo zeker van je zaak? Laat de mail eerst door iemand anders controleren, voordat je de afspraak formeel wilt bevestigen.
- Let erop dat de structuur van je bevestigingsmail overzichtelijk is.
- Gebruik een assertieve toonzetting. Vermijd twijfelachtige woorden.
Formeel vs informeel
Het is belangrijk om oprecht te zijn en te laten weten dat je zin hebt in het sollicitatiegesprek. Hoe je dit verwoord is persoonlijk en bovendien afhankelijk van het bedrijf. Sommige sollicitanten geven meer details in hun bevestigingsmail. Hierdoor zullen werkgevers sneller een beeld bij je vormen. Hoe je de afspraak moet bevestigen is persoonlijk, in sommige gevallen is dit informeel. In andere gevallen formeel. In de meeste gevallen wordt er voor een formele toonzetting gekozen.
Uitnodiging van een sollicitatiegesprek verzetten of annuleren
Heb je een uitnodiging voor een sollicitatiegesprek ontvangen, maar ben je onverhoopt verhinderd? Of realiseer je je dat dat baan toch niet bij je past. Laat dit dan telefonisch weten. Bedank de ander voor de uitnodiging, excuseer je en geef een relevante reden op.
Wanneer je dit op een beleefde, professionele manier aanpakt, is het vaak mogelijk om de uitnodiging voor het sollicitatiegesprek te verzetten. Op deze manier lig je niet zomaar uit de sollicitatieprocedure. Ook zal men meer begrip hebben bij het vroegtijdig annuleren van de sollicitatie. Deze tips helpen je bij het afzeggen/annuleren van je sollicitatiegesprek, zoals:
- Probeer zo vroeg mogelijk aan te geven dat je verhinderd bent of dat je het gesprek wilt annuleren. Hoe langer je wacht, hoe meer frustratie er zal ontstaan bij de werkgever.
- Neem telefonisch contact op. Op deze manier weet je zeker dat je bericht aan komt en kun je jouw situatie toelichten. Dit komt telefonisch vaak beter over dan schriftelijk.
- Plan bij interesse direct een nieuwe afspraak in. Geef aan dat je interesse hebt in de functie en kijk naar een alternatief. Door na het telefoongesprek een bevestigingsmail te sturen, geef je aan dat je wel degelijk interesse hebt in de functie.
- Excuseer je voor het ongemak en toon begrip. Zelfs wanneer je geen invloed hebt op de situatie is het toch netjes om je excuses aan te bieden. Dit staat professional en toont empathie.
- Wees eerlijk over de situatie. Reageer niet vanuit angst of omdat je bang bent voor teleurstellingen. Het verzwijgen van de echte oorzaak kan averechts werken.